Gestiona todo tu colegio
desde un único lugar
Un colegio profesional no vende productos: gestiona personas colegiadas, cobra cuotas periódicas y tramita expedientes que cambian según la normativa. Okarion permite definir esos trámites y sus formularios desde la propia plataforma, sin pedir desarrollo cada vez que cambia un procedimiento.
Lo que suele doler.
Cada trámite es distinto
Altas, bajas, certificados, visados o reclamaciones, cada uno con sus datos y sus pasos. Lo habitual es resolverlo con formularios en papel o PDF.
El censo vive en una hoja de cálculo
Datos de colegiados repartidos entre la hoja, el correo y la contabilidad, sin una única versión fiable.
Las cuotas se cobran a mano
Remesas periódicas preparadas manualmente, con devoluciones que hay que perseguir una a una.
La formación va por libre
Los cursos se gestionan con inscripciones por correo, sin relación con el expediente del colegiado.
Cómo cambia
el día a día.
Censo de colegiados
Ficha de colegiado con sus datos, su situación, sus documentos y su historial de trámites y cursos, con listado, búsqueda y filtrado.
Trámites configurables
Defines los tipos de trámite y sus formularios desde la plataforma. Cuando cambia un procedimiento, se ajusta la configuración, no el código.
Formularios propios
Campos y validaciones que tú decides, reutilizables en varios trámites, sin depender de un desarrollo a medida.
Cuotas y contabilidad
Las cuotas generan sus documentos y llegan a contabilidad con sus vencimientos, cobros y devoluciones.
Cursos y actividades
Formación publicada con inscripción, ligada al expediente del colegiado que la realiza.
Reserva de recursos
El colegio pone a disposición de los colegiados recursos como ordenadores o salas, reservables por días y por horas desde la propia área privada del colegiado.
Guardias
Para los colegios cuyos colegiados hacen turnos de guardia, como los de abogados. Cada colegiado consulta las suyas desde su área privada.
Tablón de guardias
En los colegios que lo permiten, los colegiados publican sus guardias en el tablón para permutarlas con un compañero o cederlas.
Comunicación
Notificaciones internas e integración con WhatsApp para avisar de vencimientos, plazos o convocatorias.
Un caso real, de principio a fin.
- 01
Un colegiado inicia un trámite
Desde su área privada, el colegiado selecciona el tipo de trámite que desea iniciar y rellena el formulario asociado aportando los documentos que el colegio haya definido. Hay tipos de trámite que llevan asociado un pago, que el colegiado abona desde la propia área privada.
- 02
Notificación al responsable del tipo de trámite
El personal interno del colegio responsable del tipo de trámite recibe notificación de que se ha iniciado un nuevo trámite, pudiendo entrar en el listado de trámites donde verá su estado y todo lo que haya rellenado y adjuntado el colegiado.
- 03
Comunicación y aprobación
El responsable podrá iniciar una conversación con el colegiado solicitando información y/o documentación que falte. El trámite puede ir pasando por distintos estados hasta acabar cerrándose finalmente.
Solo lo que este sector necesita.
Cada empresa contrata su conjunto. Estos son los habituales aquí.
Preguntas frecuentes
¿Podemos definir nosotros los tipos de trámite?
Sí. Los tipos de trámite y los formularios asociados se configuran desde la plataforma, en los apartados «Tipos de trámites» y «Formularios». No hace falta desarrollo para añadir uno nuevo o cambiar sus campos.
¿Los colegiados pueden hacer gestiones por su cuenta?
Sí, a través del área privada: inician trámites, reservan recursos y salas del colegio, y se inscriben a cursos y actividades.
¿Sirve también para una asociación que no es un colegio oficial?
Sí. La estructura es la misma: un censo de miembros, trámites, actividades y formación. Cambia la terminología y la configuración, no el software.
¿Se puede controlar qué ve cada persona de la secretaría?
Sí. Los perfiles de visibilidad permiten decidir qué usuario accede a qué información dentro de cada módulo, algo relevante cuando se manejan datos de expedientes.
¿La formación se puede cobrar desde la misma plataforma?
Sí. Los cursos se gestionan con su inscripción y el cobro se registra y factura con el resto de documentos del colegiado.
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